- Title: 時間管理的要訣
- Date: Tuesday, November 11, 2003
- Synopsis: 上期分享「善用時間效率提升」。要在工作上獲取成功，當中一項關鍵就是有效管理時間。既然認識時間陷阱
- Article Text: 上期分享「善用時間效率提升」。要在工作上獲取成功，當中一項關鍵就是有效管理時間。既然認識時間陷阱，了解導致時間浪費的內外因素；亦明白時間管理出現問題往往是由於員工或管理人員養成不良的工作習慣。因此必須分析有關工作方式、程序、習慣與文化，找出那些環節浪費時間，進而提升工作效率。 現今的世界，講求速度，時間即金錢。根據專家建議，要善用時間，必須擬定計劃以免浪費時間: （一）訂立目標，必須了解工作的目標，確定步驟。目標須具體兼切實可行； （二）確立每天工作計劃，按照優先緩急排列，依次序完成有關事項； （三）落實80/20原則，意思是把兩成最重要的事務完成，往往能收到八成的總效果。相反，完成八成的瑣碎事項，卻只取得兩成的總效果； （四）利用工作時間紀錄表，記錄每件事項所需的時間，分析是否恰當及妥善分配，研究方法提升生產力； （五）定下完成事項的時限，改變拖延的習慣； （六）提升組織能力，利用電腦科技並配合一套完善的文書處理系統，令工作組織秩序化； （七）與秘書協調工作。秘書可處理一般文書、解答一些簡單查詢及打發一些不重要的訪客； （八）簡化工作程序，讓員工依照指示去做； （九）授權與賦權屬下員工。授權可以加強工作效率，使下屬工作多元化，承擔責任感。要注意授權必須權責相稱，鼓勵下屬自己解決問題； （十）減少不必要的干擾，例如不必要的會議、電話干擾；選擇訪客，控制社交時間； （十一）要學習說「不」的技巧，婉拒份外的請求，以免妨礙本份職責； （十二）利用等候的時間； （十三）提升速讀及溝通技巧； （十四）了解中西方的管理文化與工作習慣並加以適當調校； （十五）加強有關技能訓練，懂得量力而為，懂得要求支援； （十六）適當休息及減少工作壓力。 如果你能善用時間，你將會獲得工作成就感，易於處理危機，對你及你公司皆有好處，進而令你享受人生。 中僑專業培訓學院─黃正心
